• 《別讓下班等你》 | 中谷彰宏
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【目標:天天都,準時下班!】


 讓下班等你正面               
  
 
時間管理和整理是絕大多數上班族會遇到的問題,你都怎麼分配時間?常常找不到該交的資料嗎?
一起來當個懂得工作的人,準時下班,跟手忙腳亂說掰掰。

真正懂得工作的人不需加班也能完成交待的事,還有充實的個人時間。
為了學會良好的工作習慣,除了改變時間的使用方式,
還要整理自己的工作環境,把多餘的東西丟掉。
丟東西能控制自己的時間不被浪費,提高決策力和工作效率。
但是一想到要整理,就會拿著東西想「說不定以後會用到呢……」
無法乾脆的丟掉。
本書提出了幾個丟東西的訣竅,如「重複的東西就是垃圾」、「看著名片卻想不起長相的,那也可以丟了」、「memo和資料都是為了丟棄而存在」。



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中谷彰宏(Nanatani Akihiro)
 
一九五九年生於日本大阪府,早稻田大學第一文學部演劇科畢業。
 
八四年進入日本廣告公司博報堂,擔任廣告企畫人,曾負責企畫電視與廣播電台廣告並客串演出。九一年自立門戶,成立(株式會社)中谷彰宏事務所。從商業勵志到愛情小品,著作領域廣泛,且包括許多暢銷書與長銷書。 
作者網站:www.an-web.com





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將工作轉換成眼睛看得見的形式
製作「簡化備忘錄」

想要擬定計畫有效利用時間,首先列出「今天必須完成的事情只有這些」。 看到列出的清單,就可以知道整體面貌,同時也能從精神面的壓力中獲得解放。  

將今天要做的事情列表 嘴邊常說「好忙,好忙」的人,明明有很多必須去做的事情,但到底非做什麼不可卻自己看不見、搞不清楚。一旦看不見整體面貌,因為感受不到解決完事情的滿足感,所以覺得好像一點也沒有進度。 我每天會將今天必須完成的事情列出一份「簡化備忘錄」,將事情名稱全部細分列出,一張表格盡可能列入二十件事情。 

記錄應該要對誰(對象)、做什麼(事情內容)、利用怎樣(連絡手段)的方式來傳遞。 對於每一個對象,分別將事情內容一項一項記入。即便是同一個人,若使用不同的連絡手段,例如寫信、宅急便或是傳真等,就另立項目分別記入事情內容。 

接著,完成之後的事情用紅筆劃去。 所有的事情並不必須馬上完成,記載的二十項事情當中或許有很多是馬上可以完成的,甚至有些是在記載的同時就能完成。 

如此進行的話,這張表格單當中,現在非做不可的事情,就會常常進入眼簾。 電話的話,若是摻雜在其他事情中一件一件分別去打,或許將圈有「電話」的對象依序一通一通接著打五通電話反而比較輕鬆。 

寫信也是,一封一封寫會很辛苦,通常第二封、第三封的信會愈寫愈輕鬆,所以集中一起寫的話就會更流暢。 將事情全部列出,成為今天必須做的事情就是只有這些的狀態。「事情雖然有這麼多,歸納之後就只有這些?」轉換心態,心情也會變得輕鬆許多。再怎麼說,完成之後用紅筆把將事情劃去的快感,的確讓人愉悅。  

事情重點,盡可能詳細記載 如此一來,就能得到許多事情已經處理完的滿足感,這些滿足感能創造出你的時間及多餘的緩衝。 有些人會將備忘錄寫入便利貼。 但是,事情一旦處理完畢多半會將便利貼丟掉,就不會有善加利用行程表的快感。 

「截止」欄位中只記載截止的事項,欄位外寫下今天的日期。 右下方寫入序號。 在一天的結束時畫下一條線。 今天沒有完成的事情,假設沒有用紅筆刪去的事項有三件,將這頁依照序號放回存檔,未完成的事項重新填寫在下一張表格,重新填寫的內容加記上符號。 

這當中可能會出現沒有辦法順利進行而重寫過幾次的事項,「這個真的很花時間」,即便只知道這樣的結果也無所謂。這麼做的話,這一天必須進行的工作,大約會被整理在最新的五張表格中。   

保存已完成的備忘錄 出差的時候身上只要帶著大約五張最新的表格就好,如此一來利用行動電話,不管在移動途中或是住宿的飯店都能夠處理一些事情。 

另外,想要打電話而對方剛好打過來時,用黑色筆刪去做顏色區分,這樣就可以和自己本身主動去做的事情做一個區別。 若接到「請回電」的備忘紙條,要將回電對象的電話號碼也寫在表格的右欄位外。這樣的話,即便備忘紙條不見了也不致於傷腦筋,而且也不需要再去翻閱電話簿。 

事項全部完成的表格就可以歸入另外的檔案夾中,不要丟掉,放入檔案中保存的話,當想要確認「這個人的電話號碼是幾號?」或是「這個人的宅急便到底送了沒?」就能夠馬上進行確認。 

只要看「簡化備忘錄」的日期和「寄送書籍」的紀錄,就可以馬上想起那段時間內寄送了什麼書籍。 手邊進行連載的漫畫家也是,在日曆上寫入時間表就能感到心安。若不這麼做,一整年都會一直被截稿日追著跑。 今天必須做的事情若確實去做,被時間緊追在後的不安感就會隨之消失。



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【活動日期】 

2013年1月21日起至2013年2月11日止

 

【活動辦法

「台灣人一天工作超過12小時,如何有效率的分配時間與更聰明的整理技巧?跟我們分享一下你如何時間管理或聰明整理桌面的小技巧吧?如果要獲得贈書寄得貼上部落格貼紙喔~
 

 

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